Правила процедуры igus GmbH

для рассмотрения жалоб в соответствии с Законом о цепочке поставок

Версия I, выпуск 01. Январь 2024 года

1. Цели и сфера охвата работы с жалобами

Система рассмотрения жалоб igus GmbH позволяет всем потенциально заинтересованным лицам указывать на риски для прав человека или окружающей среды, а также на нарушения обязанностей, возникшие в результате хозяйственной деятельности igus GmbH в своей собственной сфере деятельности или в сфере деятельности поставщика по всей цепочке поставок.

Компания igus серьезно относится к требованиям Закона о цепочке поставок, и наша цель - выявлять потенциальные нарушения в цепочке поставок на ранней стадии и принимать соответствующие меры.

igus добивается этого, в частности, путем предоставления нам информации о возможных нарушениях в связи с Законом о цепочке поставок и последовательного принятия мер по их устранению.

Все сотрудники и лица, входящие в нашу цепочку поставок, могут уведомить igus о рисках или нарушениях прав человека или окружающей среды через систему обработки жалоб, созданную igus.

Гарантируется, что уведомление может быть подано анонимно и конфиденциально. Это дает компании igus возможность распознать риски на ранней стадии и, в лучшем случае, устранить их до того, как пострадают люди или окружающая среда.

2. Процедура подачи замечаний/сообщения о нарушениях соответствия

Существуют различные внутренние каналы для сообщения о нарушении нормативных требований (например. уведомление начальства или представителей сотрудников), а система igus whistle-blower доступна как для внутренних, так и для внешних сообщений. Это может быть использовано без ограничений любым участником нашей цепочки поставок.

О нарушениях нормативно-правового соответствия можно сообщить по всему миру, круглосуточно, на разных языках и бесплатно, сделав всего несколько щелчков мышью в нашей онлайн-системе Whistle-blower System (reporting-channel.com).

При подаче отчета необходимо указать тематическую направленность в отношении рисков для прав человека и окружающей среды или нарушений обязанностей в соответствии с § 2 абз. 2 и 3 Закона о цепочке поставок.

Запреты, связанные с правами человека, включают, в частности

• Детский труд (как правило, использование труда детей в возрасте до 15 лет запрещено)
• Принудительный труд
• Рабство, сексуальная эксплуатация
• Несоблюдение правил охраны труда и техники безопасности в соответствии с законодательством по месту работы
• Удержание соответствующей заработной платы
• Применение пыток или унижающего достоинство обращения
• Свобода объединения
• Любое действие или бездействие, которое способно нанести особо серьезный ущерб защищенному правовому положению и противоправность которого очевидна.

Запреты, связанные с окружающей средой, включают, в частности

• Запрет на производство соединений, содержащих ртуть
• Запрет на неправильную обработку ртутных отходов
• Запрет на производство и использование некоторых химических веществ и стойких органических загрязнителей
• Запрет на неэкологичное обращение, сбор, хранение и удаление отходов
• Загрязнение почвы, воды, воздуха и чрезмерное потребление воды
• Любое действие или бездействие, которое способно нанести особо серьезный ущерб защищенному правовому положению и противоправность которого очевидна.

3. Получение и первоначальная оценка отчетов

В рамках первоначальной оценки HR определяет, имеет ли отчет отношение к правам человека, окружающей среде или нарушениям обязанностей, а также является ли представленный отчет корректным. После этого проводится оценка возможных последствий, например, с помощью матрицы рисков.

Лицо, предоставившее информацию, получает оперативный ответ о том, что информация была записана. Кроме того, через портал в защищенной среде информаторам отправляются промежуточные отчеты о состоянии каждого этапа обработки и о конечном результате.

4. Процедура экзамена

Если подтверждается значимость и первоначальные подозрения, мы как можно быстрее начинаем процедуру внутреннего расследования для выяснения обстоятельств. Уведомление будет детально проверено.

5. Реализация необходимых мер

По завершении расследования igus проверяет, требуются ли меры для устранения, минимизации или предотвращения нарушения в будущем. Для этого мы анализируем конкретные потребности в исправлении и улучшении. Частью этого анализа также является учет ожиданий группы людей, пострадавших от нарушения. Необходимые меры могут быть чисто внутренними мерами в нашем подразделении, такими как корректировка процессов, новые инструкции или усовершенствованные концепции обучения. Однако могут потребоваться и меры по взаимодействию с третьими лицами. Выполнение мероприятий контролируется надлежащим образом, а их эффективность тщательно анализируется на мелких этапах процесса.

6. Документация

Все отчеты, расследования и результаты документируются и архивируются в определенных местах. Они хранятся в соответствии с требованиями законодательства и сроками защиты данных. Права на просмотр и доступ строго регламентированы. Кроме того, если того требует закон, мы информируем всех субъектов данных о проводимых расследованиях и персональных данных, обрабатываемых в этом контексте.

7. Анализ рисков и отчетность

Результаты обработки отчетов учитываются при анализе рисков. Ежегодно подготавливается и публикуется отчет о количестве и обработке отчетов. Кроме того, руководству представляются специальные отчеты.

8. Тест на эффективность

Мы проверяем эффективность всех описанных выше систем и процессов, связанных с рассмотрением жалоб, на специальной основе, но не реже одного раза в год.

9. Защита информаторов

Указания на возможные риски для прав человека, окружающей среды или нарушения обязанностей имеют большое значение для igus и нашей цепочки поставок.

По этой причине на протяжении всего процесса рассмотрения жалобы возможен анонимный диалог. Конфиденциальность анонимного обмена гарантируется в любое время. IP-адрес не регистрируется. Для технической защиты информатора были введены следующие процедуры:

• Транспортное шифрование: все данные, хранящиеся в базах данных Whistle-blower System (reporting-channel.com), зашифрованы.
• Процедуры удаления, основанные на правилах, поддерживают удаление, соответствующее требованиям защиты данных.
• Регулярные аудиты ИТ-безопасности контролируют безопасность системы.

При подаче сообщения в систему обработки жалоб igus информатору не грозят никакие негативные последствия. Конфиденциальность обмена гарантируется в любое время (см. раздел 3, а также гарантируется внутри компании с помощью соответствующих мер.

10. Контакт

Если у вас есть какие-либо комментарии или предложения по поводу рассмотрения жалоб, пожалуйста, свяжитесь с нашим отделом кадров по телефону +49 2203 9639-151.